リマインドはやっぱりLINE経由が最強。習慣化やタスク忘れ防止に最適なツールはコレだった

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今回はビジネスパーソンにとっての最大の天敵と言える「タスク管理」「習慣化」に繋がる物事を”忘れない”ようにするための工夫についてまとめます。また、様々なリマインダーアプリや、業務上の工夫をしてきた筆者が最もおススメする『LINEを活用した最強のリマインド術』についても解説していきます。

ビジネスパーソンの最大の天敵”忘却”

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こんな経験をしたことはありませんか?

・朝、家を出て仕事に向かう通勤時間で当日必要な資料準備をしていないことに気づいた

出張や出先でスマホの充電器を持っておらず、イレギュラーな出費が発生した

・休日にカバンを変えたことで財布をさすれて仕事に来てしまった

・仕事相手に今日までに確認すべき事項があったのに、何を聞くかが突然出てこなくなった

・仕事帰りに夕飯の食材を買って帰ることを忘れて帰宅してしまった

自身のタスクを忘却したり、突然の忘れ物によって急な出費や習慣の崩れが発生することって意外と多く発生しますよね。

特に、契約や信頼に紐づくビジネスの中においては、こういった『忘却』こそ最大の天敵と言えます。

マルチタスクが平準化しているビジネスパーソンは日々、この”忘却”と戦っているといっても過言ではないはず。むしろ…、”忘却”としか戦っていない人もいるかもしれません。

また、仕事以外にも、日々の買い物や家族との約束・イベントなども日常的に発生することもあり、個人の頭の中の記憶だけではどうしても処理できない量のタスク・約束・制約といった「忘れてはいけないこと」が溢れていて、非常に悩ましい日々を送っている人も多いのではないでしょうか?

『忘れてしまう』ことによって生じる損失とは

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では、実際この『忘却』、『忘れてしまう』ことによって生じる損失はどのようなものがあるか。

1. 時間の損失

  • 忘れ物を探したり、取りに戻ったりする時間
  • 予定に遅刻する時間
  • 仕事や勉強に集中できない時間

2. 経済的な損失

  • 忘れ物を買い直す費用
  • 交通費
  • 宿泊費

3. 信頼の損失

  • 仕事やプライベートで信頼を失墜する
  • 周囲から信用されなくなる

4. 精神的なストレス

  • 忘れ物をしたことに気付いた時の焦り
  • 忘れ物を探す時間
  • 忘れ物によって生じるトラブル

5. 健康への影響

  • 睡眠不足
  • 頭痛
  • ストレスによる体調不良

こんな感じでしょうか。

「こんな大切なことは絶対に後で思い出せるだろう」と思っていることでも、結構大事な時に思い出せないものだったりしますよね。

おそらくビジネスパーソンは特に、日々の優先順位における「緊急性」「重要性」のレベル感で整理した場合でも、かなり曖昧なものが積み重なりやすい傾向にあって、仕事もプライベートにおいても、実は最も優先順位が高いはずの対応であっても、埋もれてしまう事態が起きやすい傾向にあるのかもしれません。

あまりイメージ湧かないかもしれませんが、経済的な損失に記載されている「交通費」「宿泊費」なんかは、例えば飛行機や電車の乗り継ぎに失敗するといった、そもそもの移動計画を綿密に練っておくことを”忘却”してしまったツケの一つとして考えると、大げさな損失とも言い切れません。

こんな大切なことくらい、管理しなくても忘れないだろう。

こういった思考によって、どこかで重大な『忘却』が発生し、結果として大きな損失を生むことは大いにありうる話と言えます。

みんなどうやって”忘れる”を防いでる?

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ビジネスパーソンはそんな中でも、兎に角この”忘れない”為の工夫に追われます。

タスク管理も含めて、一般的には以下のような工夫が多いようです。

  • 会議に持ち込むノートや手帳、スマホのメモアプリなどを使って備忘録を常にとる
  • 行動を習慣化する(前日に準備を必ずする/ダブルチェックの取り入れ etc.. )
  • スマホのリマインダー機能やタスク管理アプリを活用する
  • 付箋やホワイトボード、Alexaなどのホームデバイスを活用して”気づき”を与える
  • 人に協力してもらう・頼る(仕事のメンバー、家族、友人 etc..)

こんな感じで、日々『忘却』と戦うビジネスパーソンは、自身に与えられたタスクや、ミッションを達成するためにやるべきことをとにかく『忘れない』為に工夫格闘繰り返しているといった感じです。

役職や仕事のレベル問わず、この課題感はほぼ常に付きまとうといっても過言ではありません。

そして、最大の問題はこの「忘れない」為にやっている工夫の”勝ちパターン”を見つけている人と、そうでない人でビジネスにおける能力差が生まれてしまうということ。

様々なやり方を工夫しても、しっくりこない。

新しいアプリやツール類を模索し続けてもう何年も経つ。

そんな人も、割と多くいます。

タスク管理やリマインドの工夫は人によって合う or 合わないがありますので、そこを見つけるまでの努力は当然求められるわけですが、今回はそんな中でも筆者が長年続けられているツールの紹介を最後にしておきたいと思います。

LINEを軸としたリマインドツールがやっぱり最強なワケ

iPhone純正のリマインドアプリやGoogleなどのプラットフォーマーが展開する「To do」リスト管理ツールなど、実は様々な管理ツールを使ってきて、都度違うものを模索する時代があった筆者ですが、1つだけ長年使い続けているツールがあります。

それは「リマインくん」という、LINEの公式アカウントで友だち登録をするとトークにメッセージを予約設定できるサービスの活用です。(サービスの公式サイトはこちら

りまいんくんキャプチャ01

多くの他のサービスでタスク管理やリマインド設定を行った場合、アプリ通知やメールによるリマインドが基本となっているかと思います。

その場合、他のアプリの通知に埋もれたり、Gmailなどを自発的に立ち上げない限り、当初狙っていた”気づき”を十分に与えることができない悩みがあります。

そして、それによって段々通知を確認することすら減っていき、全く機能しなくなっては、また別の似たような管理ツールに移行するという経験が多くの方にはあるかもしれません。

実際、筆者も一時期その繰り返しにハマっていましたし、現在でもより更に便利なツールはないかを模索することはあったりします。

ただこの「リマインくん」であれば、予約したメッセージがLINEアプリ環境下で友人の連絡と同様に通知が届くので、通知が埋もれたり、アプリ自体の立ち上げを忘れるという可能性を極力下げることができます。

りまいんくんキャプチャ05

毎日活用するアプリの中で、タスク管理やリマインドに気づける利点がこのサービスにはあります。

そして何より、普段使い慣れたサービスのユーザインターフェースを活用して自己管理をサポートできる点が最も有用性の高い理由です。

●リマインくん活用イメージ

りまいんくんキャプチャ02


また、機能として【繰り返し】のリマインド機能があるため、例えば毎日行うべき習慣を指定の時間にメッセージとして飛ばすように設定しておくことも可能です。

実際に筆者の場合、以下のように「日」「曜日」「月」単位で予め繰り返し届けて欲しいメッセージを設定しています。

  • 毎日のリマインド
    ∟ サプリや薬を飲むこと(朝8時)、ブログ運用の為の指標確認(夜22時) etc..
  • 曜日単位のリマインド
    ∟ 必ず運動をすること(火・金曜日)、週次報告のMtg資料更新(水曜日)etc..
  • 毎月単位のリマインド
    ∟ 仕事の経費精算や勤怠の締め作業(毎月29日)、お金の振り込み(毎月5日)etc..

繰り返しのリマインド設定も、特段どのアプリやツール類には存在するかと思いますが、個人的に使いやすい観点としては、日々のLINEの活用と同じように、

❶トークの中にリマインドしたいメッセージを書き込む
❷「いつ教えて欲しい?」という返信に指定日時のメッセージを書き返す

の2ステップのみで設定が完了するので、設定作業も割とシンプルなのが助かっています。

●「繰り返し機能」設定イメージ

りまいんくんキャプチャ03

●実際の通知イメージ

りまいんくんキャプチャ04

また、筆者の場合、ただ単に機能だけでなく、個人としてこのツールを最大限に使いこなす為の工夫を以下のようにしています。(たぶんこれが一番大きい続く理由…)

■リマインくんを軸に、仕事上の『忘却』を防ぐために筆者が取り入れている工夫

❶ 仕事で発生したタスクはPC内の「メモ帳」に書き込む(敢えてメモ帳の保存しない)

❷ 仕事が落ち着いたとき、またはPCをシャットダウンする前に「メモ帳」に記載したタスクの内、終わったものを削除、明日に持ち込むものを計画的に『リマインくん』に書き込み

❸ PCのメモ帳を保存せず閉じる

❹ 翌日以降は自分が予め設定した時間に対応すべきタスクがLINEで通知されるので、それに従って作業をしたり、持ち物や確認事項を忘れずに対処できる

といった感じです。

もちろん、仕事環境でスマホ(LINE)を閲覧できることがこのツールを使う利点になるのですが、たまの休憩時間にメッセージを読むだけでも十分機能してくれるかと思います。

大切なのは、自らの行動の癖(特にLINEを開くタイミング)に合わせて、適切なタイミングにリマインドを送ること。

筆者はよく仕事に必要な記事やニュースを朝や帰りの電車などの移動時間に合わせてリンクを貼ったメッセージを飛ばすように設定しておいたりします。

こういった観点だけは人それぞれに工夫の仕方が変わってくるかと思います。



また、敢えてPCの「メモ帳」機能につらつらとタスクや忘れてはならないことをメモして、更に保存せず閉じる点の工夫についても併せて書きましたが、リマインドやタスク管理ツールを使う際のポイントは「機能に溺れないこと」にあるかと思います。

その為、筆者においては、敢えてPCのメモ帳機能は「タスクを書いて保存したから、覚えていなくても大丈夫」を業務上からなるべく省いていること。
そのおかげで安易にシャットダウンをしない癖がついているので、実は本当はその日やるべきタスクを追えずに仕事を終えてしまうというリスクを最大限に排除しようとしている行動となっています。

割と機能的ではない手法を使って、最低限の自己タスクを責任もって認識するという手を取っているからこそ、「リマインくん」を有効に使えていることも事実です。

ここらへんの工夫もまた、人それぞれに正解はあると思うのであくまで参考までに…。

まとめ

今回は、ビジネスパーソンにとっての最大の天敵である『忘却』『忘れてしまうこと』への対処の重要性や、損失影響について改めて整理するとともに、筆者が長年活用しているLINEを軸としたリマインドツールの紹介と、それを活用する上でおこなっているアドオンの工夫についても記載させていただきました。

本来は、もっとスマートに自分の妥協するポイントや行動の癖を見極めて、まるで秘書のように痒いところまで手が届く機能やツールを紹介するのが王道かもしれませんが、ビジネスにおいては、結局自分のことは自分が管理して、最大限の成長をしていかなければ何ともならない面もあるかと思います。

自己管理ができて、プロジェクト管理ができて、組織管理ができる。

そんなところを意識したときに、ツールに頼りすぎない行動の改善も非常にお薦めなポイントです。

『忘却』を防ぐ探求は割と永遠と続くかもしれませんが、トライ&エラーを繰り返してやっていきましょう。

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