今回は、仕事におけるフレームワークの１つであるPDCAサイクルを回す為の課題感やスキル向上の重要性、その実践に挑む上での課題と解決を促進してくれるツール類を紹介していきます。
個人やチーム・組織においてPDCAサイクルをしっかり回すことで成果や成長、効率化を促していく期待を込めて、振り返りの実践やマイクロマネジメントを遠ざけてきた方々の新しい業務プロセスを生み出す一つのヒントとなれば幸いです。
PDCAスキル向上の重要性
仕事において、PDCAサイクルの理解と導入・そのスキルの向上は、現代のビジネス環境において不可欠です。
PDCA（Plan, Do, Check, Act）はプロジェクト管理や業務改善において、計画的で効果的な行動を促進するフレームワーク術のひとつ。
このフレームを活用してプロジェクトや事業乃至は経営を回転させていくことをPDCAサイクルを回すといったりしますよね。
このサイクルをしっかり高速に回転させることが、強力な業務推進手法であるとともに、それを促進するツール類はありと溢れているのが昨今の状況かと思います。
昨今では様々な企業においても、各プロジェクトや事業における業務管理の軸として、このサイクルをしっかり回すことを意識しているのが実情。仕事をする上で、このPDCAサイクルを回していくスキルの向上により、以下の点が期待できます。
- 効率向上: PDCAは業務プロセスを徹底的に検証し、効率的な方法を見つけ出す手段です。計画と実行の段階において、無駄なくリソースを活用し、業務プロセスをスムーズに進めることが可能です。
- 問題解決: PDCAは問題を明確にし、その原因を突き止める手法を提供します。これにより、組織は根本的な課題に対処し、持続的な改善を進めることができます。
- 成果最大化: PDCAは目標の明確化とそれに基づく計画の策定を通じて、プロジェクトや目標の成果を最大化する手助けをします。計画が適切であり、実行と検証が適切に行われることで、組織は目標達成に向けた道筋を明確にできます。
このようにPDCAスキルの向上は、組織や個人が変化に適応し、競争力を維持するために不可欠なスキルの一環です。
従来の年功序列や経験値を基にした評価制度から、スキル評価型にシフトしていく今後の社会で生き残っていく上でも、高速にPDCAサイクルを回して成長を促せる人材の価値はより上がっていくと想定されます。
PDCAサイクルをしっかり回す上での課題や悩み
では一方で、「実際問題、PDCAをしっかり回せというけれど中々できないよねー」って人も割と多いのが昨今の流れでもあったりします。
中々、思うように回転ができない壁の例として、例えば以下のような理由が存在するからです。
- 時間の制約
多忙により時間の制約が厳しく、PDCAサイクルに充分な時間を割くことが難しい - 変化への適応
例えば40代以上のビジネスパーソンなど、経験豊富である一方で、新しい方法やテクノロジーへの適応が苦手な人である場合。新しいアプローチを取り入れることに対する抵抗感が存在 - チームのコミュニケーション
組織としてPDCAを回すことが常であるが、年代ごとの価値観や仕事に対する考えの違い、ハラスメントリスク等の影響によりチームとの円滑なコミュニケーション確保が難しい場合
また、上記の理由以外にもそもそも現行の仕事に対するモチベーションや、目標設定が曖昧な場合にも綿密な実行計画や、徹底した振り返りを実行できていないビジネスパーソンも多いかもしれません。
そして、結構な割合を占めているのが「PDCAサイクルをしっかり回したとしても成果に結びつかない」という経験値や固定観念によって、向上の意欲を失っている人たちも存在するというところでしょうか。
PDCAサイクルを回せている人・いない人の大きな違い
では、実際問題PDCAサイクルを回せている人とそうでない人にはどんな違いがあるのか。
これは圧倒的に、PDCAの「Check(検証・振り返り)」の精度が大きいかと推測されます。
特に振り返りを行う上での精度の差は以下のような観点で垣間見えるかと思います。
・データ分析や結果の詳細な確認を怠らず、課題を的確に把握できている
・フレームワークなどを活用し、定量面のみならず、定性的な振り返りもしっかり整理できている
・問題の本質をしっかり見つけ出し、その構造を可視化できる
PDCAサイクルをうまく回せていない人、乃至はそもそも実践していない人はこの「Check」領域での手抜きが見受けられ、課題や改善点の見逃しや誤診が生じやすい状況にあります。
むしろ、「Check」を怠った上で、次のActionに進むというのは何の回転も生み出せていないに等しい行為とも言えます。
PDCAの成否を左右するこの「Check」領域の適切な遂行が、実践者と非実践者の大きなカギとなりそうです。
PDCAサイクルをしっかり回すための改善ポイント
PDCAサイクルを回すことを放棄してしまう人や苦労している人が意識すべき改善ポイントには以下が挙げられます。
- 目標の再評価
まず、PDCAサイクルを回す上での最初の鍵は適切な目標の設定です。最初から未達成が見えている目標は何ら意味がないと捉えたうえで、定められた目標を達成する実行計画と根拠を見いだせるか否かをしっかり確認する必要があります。 - スケジュールの最適化
仕事が多忙で時間制約がある場合、日々のスケジュールを見直し、PDCAサイクルの実践に適した時間を確保する工夫が必要かと思います。これは意識的に創出することでしか解決しない可能性が高い為、計画的な時間確保や業務の棚卸・優先順位付けを怠らないこともポイント。特に、前述のとおり「Check」ポイントにかける時間を予めスケジュールに設定しておかないと、忙しさに負けて放棄してしまうリスクがここに孕んでいます。 - 変化への前向きなアプローチ
そもそも新しい手法やテクノロジーへの適応に対する抵抗感がある場合、ある一定の成功体験が習慣やマインドチェンジを促してくれるケースが多いです。
その為、PDCAサイクルを回す価値をプライベートや業務のちょっとしたタスクにおいて実践してみて、変化を見出していくようなトライ＆エラーから始めてみることがいいかもしれません。
または、実際に業務の成果を出しているビジネスパーソンの仕事の仕方を追ってみて、取り入れられそうなことは実践してみるなども、変化をもたらしやすい作戦だったりします。
上記のような改善策以外にも、スキル向上方法はあるはずです。
変化は成長の機会。自身のスキルやマインドセットに関しても常にPDCAサイクルを回してみることが一番の改革かもしれません。
新しいトレンドやベストプラクティスを積極的に取り入れ、変化を楽しむことがポイントです。
PD”M”CAという考え方
１つ余談程度に書きますが、そもそも、本来のPDCAサイクルは失敗や挫折から学ぶプロセスでもあります。
放棄してしまう前に失敗を恐れず、むしろ挫折を学びの機会ととらえましょう。
挫折を克服するための新たな戦略やアプローチを見つけることが、PDCAスキル向上の一環です。
Jリーグの元チェアマンであった村井満氏がリーグ改革の際に採用した考え方として「PDMCA」という表現の仕方があります。
これはPDCAの一般的なフレームの中に「Miss (失敗)」の段階を敢えて表現しているものとなります。
失敗を前提として物事に着手しろという訳ではないですが、ある程度のミスを許容した上でサイクルを回すくらいの実践方針をもって行動するべきなのがこのPDCAサイクルを回すことの本来の意義なので、とても体現化された考えのような気がします。
最初からこの「M」を可視化して物事を推進していくことも、一つのテクニックかと思いますので参考までに。
PDCAサイクルを適切に回す上でのサポートツール
あくまで、ツールは手段の１つですし、割とツールに溺れがちな人も多くいるので紹介までですが、PDCAサイクルを回す上でタスク管理の一環として以下のようなサポートツールを活用するのも手かと思いますので、王道なところを最後に紹介しておきます。
- Trello（トレロ）: タスク管理と進捗確認に優れたツールです。PDCAの各段階をカードとして管理し、視覚的に進捗を確認することができます。特に複数人でのプロジェクト管理において効果を発揮します。
- Jira（ジラ）: プロジェクト管理に特化したツールで、PDCAサイクルを追跡しやすくします。タスクの進捗や問題点を詳細に把握でき、チーム全体でのコラボレーションを強化します。
- Google Analytics: データ分析において必須のツールで、ウェブサイトやオンラインキャンペーンの成果を詳細に把握できます。PDCAの実践において、具体的なデータに基づいた意思決定を支援します。
- Microsoft Excel: データの整理や可視化に優れたスプレッドシートツールです。PDCAにおいては、数値やトレンドの分析に活用でき、意思決定の裏付けに役立ちます。
- Asana（アサナ）: プロジェクト管理やタスク管理に優れたツールで、PDCAの実行フェーズを円滑に進めるのに適しています。プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで共有し、チームメンバーとのコミュニケーションを強化します。
- Lucidchart（ルーシッドチャート）: フローチャートやプロセスマッピングに特化したツールで、PDCAの各フェーズをビジュアルに表現できます。プロセスの可視化は、理解を深めるだけでなく、改善点の発見にも寄与します。
- MindMeister（マインドマイスター）: マインドマップ作成ツールで、PDCAの計画フェーズにおいてアイデアを整理しやすくします。複雑なプロジェクトや課題を視覚的に整理することで、計画の着実な進行が期待できます。
まとめ
PDCAスキルの向上は、組織や個人の成果を最大化し、持続的な成長を促進する上で不可欠です。
計画、実行、検証、学びの各フェーズにおいて、具体的なスキル向上術と効果的なツールの活用が鍵となります。
また、失敗を恐れずに高速回転させることで、成果を生み出すことができるフレームワークであることも理解の上で取り入れていく必要があります。
PDCAサイクルをマスターし、継続的な改善を行うことで、仕事やプロジェクトの成功に寄与していきましょう。
了
