デスクの上が一向に片付かないビジネスパーソンが手早く整理整頓術を手に入れる為にやるべき事とは!?

デスクの整理整頓_07ビジネス

今回の記事のテーマは一部のビジネスパーソンの永遠の課題とも言えるかもしれないデスク周りの整理整頓についてです。
頑張って片付けをしたり、整頓の為の自分ルールを設けても、気がついたらまたカオスな状態になっている。そんな方々は一体どうしたら理想のデスク環境を手に入れられるかの、ヒントとなるような情報を以下に記載します。

不思議と片付けても片付けても気を抜くとデスクが散らかってしまう。
そんな悩みありませんか?

デスクの整理整頓は、ビジネスパーソンにとって単なる作業環境の美化だけでなく、仕事効率とメンタルヘルスにも深く関わります。しかし、なぜ多くの人がデスクを片付けてもすぐに散らかってしまうのでしょうか。

本記事では、その要因と解決策を具体的に紐解きながら、劇的な改善法に迫ります。

デスクがいつも資料で山積み…

とまではいかなくても、何か作業を始めようとした際に、「片付けをしてから始めよう」と無駄な時間を最初に作ってしまって、実際の作業時間を圧縮してしまうことがよくある人は多いかと思います。

そんな、負のスパイラルから脱却するだけでも仕事の生産性は変わるはずです。

心身ともにきれいなデスク環境で仕事をする。
そして、無駄な片付け時間を業務に持ち込まない。

まずはここを目指していきたいものです。

なぜデスクが片付かないのか?

デスクの整理整頓_03

デスクが片付かない理由は多岐にわたりますが、主な要因は以下の通りです。

1. 習慣の浸透が不足している

1番大きい要因は習慣化できていないことに尽きます。

デスクの整理整頓は習慣の積み重ねが不可欠。
しかし、整理作業が単発的で続かないと、すぐに元の散らかりっぷりに戻ってしまいます。

頭の中ではわかっている要因ではありますが、技術的に習慣化できる仕掛けを入れないと、中々継続しないのが正直なところです。

2. 作業プロセスやタスク管理の不備

効果的なデスク整理には、作業プロセスやタスクの優先順位が整理されていることも不可欠です。

これが欠如すると、デスク上に必要な物が適切に配置されず、整理が続かなくなります。

最も効率的に整理整頓を習慣化する仕掛けを作らない限り、やはり継続的にデスクの上でを綺麗に保つことはできないようです。

「でもそんなに都度時間もないし…」というマインドに陥りやすい人は、整理整頓の仕掛けを導入しない限り、継続的にトライしていくことが不可能となります。

3. デジタル環境の整理が不足

昨今のデスク周りのシンプル化を促進する最大のポイントはデジタル環境の整理整頓。

一見、デスク周りの整理整頓はアナログ環境の対策のように思えますが、そもそも資料やメモをデジタル化することができれば、デスク周りで保管するべきアイテムの数を減らすことができます。

また、ただクラウドに資料を溜めるだけでなく、デジタル環境の中の整理整頓をしっかり行うことで、物事の考えの構造化や、整理整頓自体の有用性を実感しやすいメリットも生まれます。

デジタル環境も含めて、全体的に適切な整理が行われていないと、デスク上の物理的な整理は困難。
クラウドサービスやタスク管理ツールを存分に活用して対策が必要です。

4. ワークライフバランスの崩れ

最後に要因の一つとして、ワークライフバランスの乱れが大きな影響を及ぼしやすいことも明記しておきます。

継続的にデスク周りの整理整頓を続けていくには”心身”のコンディションの調整が大切。

仕事に追われてプライベートな時間が確保できていない。
逆にプライベートに重点を置きすぎて、全く業務の改善に着手できない。

そんな、時間や力の注ぎ方のバランスも当然影響を及ぼします。

”継続”とは骨の折れる作業です。自分にとっての価値を実感するためにも、最低限の体調管理やストレスケアに目を向けておくことも大切なポイントと言えます。

デスク周りを綺麗にするための解決策とは?

デスクの整理整頓_01

ただ気合を入れてたまに”片付ければいい”というだけでは、この問題の解決策とは言えません。

継続的にきれいなデスクを担保し、毎日気持ちよくタスクを熟したり会議に参加できるような環境を作る為の努力ができるような対策を以下に記載します。

1. 習慣の確立

もちろん、大前提としては整理整頓を習慣化する”という意思決定が必要です。

そのためには、毎日少しずつの積み重ねをしていくことが大切な訳ですが、初手としては小さい「実施」と「停止」の意識を持って初めて見ることが一つのポイント。

まずは小さな隙間時間からトライする。
そして、定めた時間の範囲で停止する。

これを繰り返しできるようになることを意識していきましょう。

ポイントは、作業を「停止」できること。

片付けを始めると、当初想定していた時間の何倍もの時間を費やしてしまうケースがあります。

ランニングや筋トレの習慣化の記事などにも良く書かれていますが、最初に”やりすぎる”ことは習慣化の妨げになります。

一見片付けは全部終わらないと「やった感」を手に入れられないかと思いますが、小さな実践で、小さな成果を理解しながら、徐々に習慣化していくことを意識する意味でも、「きれいになった」ことを目指さず、小さな実践を「続けられた」ことをKPIとして設定することが重要です。

ということで、お薦めは「まずは”5分”実践して、停止する」から始めることかと思います。
そして、これを継続できたことを成果としましょう。

2. タスク管理と作業プロセスの最適化

効果的なデスク整理のためには、タスク管理ツールの活用と作業プロセスの見直しが必要です。
締切や重要度を的確に把握し、それに基づいてデスク上の整理を行いましょう。

ここでのポイントは、ただ闇雲に机の上に溜まった資料やアイテムを隠す・捨てるだけの整理整頓では結局大きな改善にならない点にあります。

自身にとって業務上求められているタスクと期限。
そして、そのタスクを完了するまでの作業プロセスとスケジュール感といった、頭の整理があってこそ、デスク周りの整理整頓の精度が上がります。

それだけでも自分にとって以下の3つくらいの区分けはサクッとできるようになります

・今整理整頓しておくべきもの
・後でまとまった時間に整理してもいいもの
・不必要なもの


資料も業務も、仕事上の整理整頓においては必ず”優先順位”が存在します。
(もちろん、プライベートのタスクもそうですが…)

何でもかんでも一気にきれいにすることはできません。

まずは習慣化の第一歩として、優先順位をつけて整理整頓をすることから始めてみる。
そのためには、自身の業務管理をしっかり行っておくことが大切な要素となります。

3. デジタル整理の徹底

要因に記載した通り、デジタルな整理も欠かせません。
クラウドサービスやタスク管理アプリを効果的に活用し、デスク上の物理的な整理をサポートしましょう。

会社の環境によって使っている・使えるサービスは異なってくるかもしれませんが、資料やメモの整理をクラウド環境で行っていくツールは様々なものがあります。

例えば、以下のサービスを有効に活用すれば整理整頓が上手くいっている人が多かったりします。

※目的別に有効なツールを分けて紹介します

資料保存のクラウド管理特徴の説明
Dropboxファイルの保存、共有、同期ができる。多くのアプリと連携可能。
Google DriveGoogleのサービスとの親和性が高い。15GBまで無料で利用できる。
OneDriveMicrosoftのサービスとの親和性が高い。Office 365の購入者には1TBの容量が提供される。
Amazon S3高い信頼性と拡張性を持つ。料金は使用量に応じて変動する。
pCloud一生モノのプランがある。暗号化機能が強力。
メモのクラウド管理特徴の説明
Evernoteテキスト、画像、音声など様々な形式のメモができる。タスク管理や議事録作成も可能。
Google Keepシンプルなデザインで使いやすい。位置情報や時間に基づくリマインダーがある。
Microsoft ToDoビジネスシーンでのタスク管理に強い。優先度設定やプロジェクト管理ができる。
Joplinオープンソースの無料アプリ。Evernoteからのインポートやクラウドデータ同期ができる。
Stock最もシンプルな情報ストックツール。メモやタスク、メッセージを一元管理できる。
Todoリストやタスク管理特徴の説明
Todoist自然言語認識機能や自動タスク整理機能がある。生産性向上メソッドも提供している。
Trelloカードとボードでタスクを管理できる。ドラッグアンドドロップで操作できる。
Asanaチームでのプロジェクト管理に最適。グラフやダッシュボードで進捗を可視化できる。
Wrikeガントチャートやタイムラインでプロジェクトを管理できる。リアルタイムでのコラボレーションが可能。
TimeCrowdタスクの時間を計測できる。チームでのタイムシートの共有や分析ができる。

4. ワークライフバランスの確保

前述のとおり、デスクの整理には、十分な休息やプライベートな時間を確保することも不可欠です。

業務時間中の”ゆとり”や、業務時間外の充実を創出することがデスク周りの整理整頓には意外と響いてきたりします。

たとえば、

・1時間ある作業時間のうち、50分を作業に集中し、10分は片付けや休憩に回すルールを作る
・週1回は自分の好きな趣味に打ち込み時間を仕事終わりに設定しておく
・必ずランチは外に出て食べる
・毎朝、15分はゆっくりコーヒーを飲みながら業務の準備をする”ゆとり”時間を作ってみる
・業務が終わってすぐに会社を出ず、5分デスクを整理してから会社を後にする

こういった対策は、各々の価値観や感度によって対策が分かれてきます。

あくまで上記は例として扱い、ご自身にあった心の余裕やリフレッシュを生むルールを、このデスク周りの整理整頓を始めるタイミングで敢えてセットしてみることがポイントです。

仕事だけに追われず、リフレッシュできる時間を持つことで、デスク上の整理作業にも前向きな気持ちをもてます。

デスク整理の直接的な対策とは?

デスクの整理整頓_10

ここまではデスク周りの整理整頓について、マインドや継続するためのノウハウを紹介してきましたが、そもそもどのように整理を行っていくことでデスクの散らかりを解消しやすくなるかも以下に記載します。

不要なものの除去

デスク上の整理整頓は、一時的な解決に過ぎないことがあります。
不要なものを取り除いても、同じものが新たにデスクに積み重なってしまうことがあるからです。

この現象の要因は、物の不要なままの持ち運びや増加を行ってしまう生活習慣にあります。

例えば、外出時のペットボトルを飲み切らないで持ち帰る行為

会社に戻り、持ち帰ったペットボトルをデスクの上に置くだけで1つ不要なものが増えます。
1つ、片付けるべきアイテムが増えるということです。

このように、日ごろの生活習慣の中で、デスク以外の場所から不要なものを携帯してしまう癖をまずは対処することからが、整理整頓のスタートと考えるのが重要な観点となります。

<不要なモノの持ち込み代表例>

  • 街で配布されているティッシュやチラシ類
  • 郵便で届く参加しないイベントのインビテーション
  • 衝動的に手に取ってしまった新聞や雑誌、フリーペーパー
  • 外出時にかったペットボトルやガムやお菓子

といった、まるで持ち込む必要のないものを捨てては補充し、また捨てては補充してしまうこの負のスパイラルは根本から断ち切ることを目指しましょう。

対策はシンプル。不要なものをデスクまで持ち帰らない。

必要なものの整理

不要なモノと逆に、デスク上に必要なものを持ち込む際にも、整頓された状態を保つのが難しい理由が存在します。

  • 未だ電子化されない会社で配られる資料や会報誌
  • スポット購入の文房具
  • 取引先から受け取った名刺や販促品、備品

などは非常に整理整頓の邪魔をしている代表例と言っても過言ではありません。

これは一見不要なモノのようで、目を通しておくべきもの。捨てない方が良いもの。
そんな立ち位置に困る持ち込み物を簡略的に処理する解決策を導入することも重要なポイントです。

この一見不要なもののようで捨てきれないものについては、以下のような対策例を紹介しておきます。

❶捨てるものと残すものの選択を持ち込み時に即時に判断する(後回しにしない)
❷捨てるもののうち、情報を念のため残しておくべきものは写真を撮ってから捨てる
❸残すものはデスクに座っているときに必要となる頻度が高いものを置いておく
❹それ以外のものはあるべき場所に保管する(備品棚や自宅環境 等)

こんな感じで基本的には保管しておくべきものか否かで、捨てる捨てないを判断すること。
そして、デスク周りに必要か否かで保管場所を判断する。

この指針をもって常に判断していく癖をつけていくことがまずは対策の1つかと思います。
(もちろん、全部強い気持ちで捨ててしまうというのも一つです)

デスク配置の工夫

上記のように、「不要なモノ」と「不要か判断に迷うもの」の処理をルール化し、癖付けしてやっと「本当に必要なモノ」だけが揃ったデスク環境になります。

そして、そこからが本番。デスクの上やデスク脇のキャビネットなどに必要なモノをどう配置していくことで、最も効率的かを考える段になってきます。

必要なモノをデスク周りやキャビネットに適切に配置する場合に意識するべき整理整頓のポイントは以下の通りです。

【Point】PCのファイル保存環境と考え方を合わせる

一見、整理整頓が苦手な人からすると、まるで対策になっていないようなポイントとも言えますが、概念的にはこの思想を持ってデスク周りの必要なモノの配置を考えていくことをマストとしましょう。

例えば、デスクの上に配置するべきものは何か。
それはPCのデスクトップ画面をスリム化するのと同じように、よりシンプルですぐさま必要不可欠なもののみに限る必要があります。

そして、キャビネットやデスク上の棚などは、PC管理でいうフォルダ整理の概念と同じ考えを適用させます。

例えば、主体的な業務の議事録や、関連資料・参考本などの情報を保管する棚は1段目に。
例えば、社内提出物やコーポレート関連の資料の保管、PC設定など環境設定上のマニュアル類などを保管する棚は2段目に。

といった形で、保管すべきアイテムの集合体を棚ごとや区画ごとにしっかり分けて管理することが最も整理を行う上で有効な手段です。

また、PC上のファイル・フォルダ管理の概念をデスクに反映させれば、探し物がある時に同じ階層や区分けに位置した場所にアイテムが存在しやすい確率を高めてくれます。

デスクから大量の資料を取り出して、どこにあるか探す作業をしている人は、この概念を取り入れていない代表例となります。
つまり、表面的にはデスク場に何も置かないルールを決めていても、目に見えないキャビネットの中はがさつな管理となっているということです。

結局、現代社会では前述のとおりクラウドをはじめ、デジタル化した情報の管理が主体となっていく意味でも、情報やアイテムの管理方法をアナログもデジタルも概念を合わせて管理することが最もシンプルな手法と言えます。

デジタル上の整理術

上記のように、アナログなアイテムの管理をデジタル上の情報処理方法に合わせていくという考えが大前提に来たときに、そもそもPC上の整理整頓ができていないのでは、この時代の整理整頓術を踏襲したとは言えないものと考えたほうがよさそうです。

PC上の情報管理についての工夫に関しては基本的な例を以下に紹介しておきます。

ファイル整理とクラウドサービスの活用

PCの中の整理整頓を行っていく上で、最低限定めておくべき対処とルールを以下に紹介します。
【PC内のドキュメントの管理ルール】と【情報のクラウド化】が対策のヒントです。

ドキュメント管理のポイント

PC上のファイル整理の最大のポイントはフォルダやファイルの階層付けとフォルダ名・ファイル名設定の徹底管理となります。

前述のとおり、デスクトップ上のファイルが整理されていても、適切なフォルダに整理されずに保存されてしまうことが多い人は、この問題から伐根的に改善していかねばなりません。

自身の業務上に存在するプロジェクトや業務の種別などの区分けをしっかり行い、フォルダ名にナンバリングをして階層管理していくだけで、割と情報の整理整頓はしやすくなります。

以下は、一つの例です。

デスクトップ画面
 フォルダ名:01.プロジェクトA関連
      ∟子フォルダ名:01-01_mtg資料
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA定例mtg_20230115
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA定例mtg_20230122
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA定例mtg_20230129 …

      フォルダ名:01-02_提案資料
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA提案資料_企業a_20230601
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA提案資料_企業b_20230815
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA提案資料_企業c_20231010 …

      フォルダ名:01-03_契約書関連
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA契約書_企業a_20230701
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA契約書_企業a_20231001
           ∟ファイル名:01_プロジェクトA契約書_企業a_20231215 …

 ∟親フォルダ名:02.新規事業B関連
      フォルダ名:02-01_アイデア出しmtg資料
           ∟ファイル名:02_新規事業Bアイデア出し_20230215
           ∟ファイル名:02_新規事業Bアイデア出し_20230218
           ∟ファイル名:02_新規事業Bアイデア出し_20230310 …

      フォルダ名:02-02_社内稟議資料
           ∟ファイル名:02_社内稟議資料_20230413
           ∟ファイル名:02_社内稟議資料_20230420

上記のように、デスクトップには大カテゴリとして区分けできる業務などの情報管理の大きな種別を「親フォルダ」として管理し、そこから先の階層に、その大カテゴリに関連する情報の整理するべき区分けを「子フォルダ」として設置し、その箱の中に適切なファイルを残しておくことが重要です。

また、フォルダ名とファイル名の統一化とナンバリングをしておくことも極めて大切な要素です。

PC内のファイルを検索する際に、ファイル名の徹底が図れていれば即座に必要上に辿りつける可能性が上がります。その為、打ち合わせや提案資料等には予め年月日の日付を明記しておくことで、「あの時の提案資料どこだっけ?」という場合でも、スケジュールさえ確認すれば【日付検索】でもファイルに辿り着ける可能性を高めてくれます。

また、フォルダ名やファイル名の最初に「01」「02」などのナンバリングを行うことも大切。
この設定をすることでフォルダ内に格納されているファイルが理想の通りに並んでくれます。

ネットで調べればもっと効果的で効率的な管理方法の紹介が様々存在しますが、まずは手始めとして上記の運用をし始めてみて、自分にあったルールメイクにシフトしていくことが最も有効な解決方法かと思います。

クラウドストレージの有効活用法

PC内の情報整理ができるようになったら、クラウドストレージの活用自体も並行して効果を生み出せるようになります。

前述のファイルストレージサービスを利用したり、クラウド上でタスクやメモ調管理を行う際にも、PC内と同じようにフォルダの階層やファイル名の統一ルールを反映させていくことで、有効にクラウドサービスを活用できるようになります。

情報管理を徹底できた場合のクラウド化のメリットはシンプルに「いつ、どこにいても」必要な情報に辿り着けるようになること
そして、情報が電子化されている状態にある為、持ち物を圧倒的に減らせること。

それによって、アナログ環境で紙の資料をいちいち保管しておくことも減っていきます。
探している資料の電子ファイルがどこにあるかをすぐに見つけることができるようになったからです。

PCやクラウド環境上にただファイルを保管しているだけでは、重要な場面で情報に辿り着けない。
だから”念のため”に紙の書類をデスクやビジネスバッグに保管しておく。

そんな負のスパイラルを生み出してしまいます。

アナログ面の散らかりは、結局PCなどのデジタル上の散らかりに紐づいて発生しているのです。

適切な整理が行われないとストレスが当然生まれます。
大切なシーンで、情報に辿り着けず商談に失敗したり、無駄な残業が発生し、大切な約束を放棄してしまうこともあります。

ニワトリタマゴ論ではありますが、デスク周りの整理整頓をするということは、結果としてライフタイムバランスの改善にも結局繋がってくるのです。

まとめ

デスクの整理整頓_11

今回は、いつまでもデスクが散らかり続けてしまうビジネスパーソンが、一念発起して改善を行う場合の整理整頓に関する意識やルールメイク、基礎的な情報管理方法を紹介してきました。

デスクの整理整頓がうまくいかない背後には様々な要因が潜んでいます。

しかし、これらの要因に対する具体的な解決策を取り入れることで、劇的な改善が期待できます。習慣の確立やタスク管理の最適化、デジタル整理の徹底、そしてワークライフバランスの見直しは、デスク上の整理整頓だけでなく、仕事全体の質を向上させる重要な一歩です。

尚、いざ整理整頓や業務効率化・タスク管理を行う際に、ポモドーロテクニックやブレインブレイクなどありとあらゆる手法やテクニックが紹介されているこの時代。
ただ、手法に溺れる前に、上記のような「基本のキ」から整理整頓を癖付けしてみて、その先のことは後から考えることを強くおススメします。

デスクが片付かない悩みに立ち向かい、改善に向けて行動することで、ビジネスパーソンの日常がより効果的で充実したものになることを願っています。
多くの人が、自身の仕事における効率化やストレスを軽減することで、それぞれの連携や輪が結びつきが強くなり、ゆくゆくは強力な組織の回転を生み出してくれる可能性に期待したいところです。

新しい習慣の定着には時間がかかりますが、着実に取り組んでいくことで、整理整頓が自然と身につくことでしょう。これからも整理整頓と向き合い、より良いワークスペースを手に入れましょう。

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